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Sei un bar che vuole ospitare nomi internazionali? Stai cercando di farti strada nel mare tortuoso delle classifiche o di far emergere il tuo locale nel panorama globale? Ma sei davvero sicuro di avere le carte in regola per farlo, o di sapere esattamente come coccolare un ospite per fargli conoscere il tuo bar, la tua filosofia e la cultura del Paese?
Dopo decenni passati a girare il mondo, ospitato da banconi più o meno famosi, quello che oggi sento il bisogno di condividere è la mia esperienza diretta: una serie di osservazioni e consigli senza filtri per capire cosa significhi davvero trovarsi dall’altra parte del passaporto.
Oggi, organizzare una guest ha obiettivi molteplici: promozione e visibilità, alleanze strategiche, scalata delle classifiche, networking, marketing, scoperta di nuove realtà o semplice voglia di confrontarsi. E non parliamo di cose astratte: queste attivazioni richiedono investimenti economici veri da parte del bar ospitante e dei brand sponsor (voli, alloggio, logistica) e, soprattutto, uno sforzo fisico e mentale collettivo non indifferente.
Spesso, però, la gestione di queste dinamiche avviene senza una logica precisa, lasciando i dettagli al caso. Il risultato?Un’esperienza che perde di valore e vanifica l’impegno di chi viaggia e di chi accoglie. Ricordiamoci che chi parte lascia casa, lavoro e famiglia, a volte usando i giorni di ferie. E chi riceve investe risorse e il tempo del proprio staff.
Ecco allora una guida pratica, un po’ tagliente ma profondamente rispettosa, per capire come ci si dovrebbe comportare da entrambi i lati del bancone.
La prospettiva del Bar Ospitante
- Pianificazione e logistica: Contatta l’ospite con largo anticipo per definire le basi: disponibilità, aeroporti di riferimento, necessità di un bagaglio in stiva per bottiglie o attrezzature tecniche non ammesse a mano. Chiarisci i dettagli del brand sponsor, il numero di drink da preparare e, come buona prassi, verifica eventuali intolleranze o restrizioni alimentari. Quando trovi realtà che con umiltà e un’attenzione pazzesca eseguono alla lettera ogni singolo passaggio, capisci cosa significa cura vera.
- Accoglienza reale dall’atterraggio: Indipendentemente da quanto il viaggio sia durato, lasciare all’ospite l’organizzazione del trasferimento da e per l’aeroporto non è il massimo. Se inviti qualcuno, è buona prassi organizzare un transfer o andarlo a ricevere direttamente allo scalo: l’ospite apprezzerà sicuramente il gesto e non dovrà preoccuparsi di gestire la logistica in un posto che magari non conosce. Alla fine, prima ancora che professionalità, è questione di educazione e di pura e semplice ospitalità.
- Il turno non è una maratona: Una guest shift non è un turno di servizio infinito. L’ospite dovrebbe stare dietro al banco al massimo per tre ore, non tutta la sera. Scegli una serata strategica ma evita i venerdì o sabati troppo caotici: la guest è un investimento per attrarre cocktail lovers e fare PR, e rischia solo di limitare l’introito del locale in postazioni che il tuo staff potrebbe sfruttare meglio.
- Investi nella comunicazione: Organizzare un evento internazionale e dimenticarsi di documentarlo è come dire a tutti che hai una voce incredibile, ma poi canti solo sotto la doccia dove nessuno ti sente. Se vuoi che la industry ti noti, investi in foto, video e contenuti social professionali. Il ritorno dell’operazione passa inevitabilmente da lì.
- Condividi la cultura, non solo i bar: Mostra con orgoglio la tua città, fai assaggiare la cucina locale e regala un’esperienza autentica del territorio. Il bar tour è un’opzione usualmente applicata e utile per mostrare la scena locale, ma la vera ospitalità passa per la scoperta della cultura del posto in cui ci si trova.
La prospettiva del Bartender Ospite
- Rispondi con tempi umani: La cortesia inizia dalla tempestività. Rispondi alle comunicazioni in tempi logici per rispetto di chi sta organizzando e ha bisogno di chiudere la logistica. Fornisci subito bio e foto ad alta definizione per i materiali promozionali.
- Semplifica il lavoro altrui: Quando crei la drink list, evita richieste folli o preparazioni impossibili da replicare in loco. Se una linea richiede passaggi tecnici complessi, portati i pre-batch da casa o preparateli tu stesso in laboratorio. E ricordati la regola d’oro: ricette più semplici così non rompi le scatole a nessuno e lo staff lavora sereno.
- Mantieni i piedi per terra: Comprendo che il proprio nome o quello del proprio locale possano essere in cima alle tendenze, ma pretendere voli in business class per tratte brevi, hotel di lusso sfrenato e ristoranti stellati ogni sera a lungo andare sta rendendo questo modello insostenibile per i brand e i locali indipendenti. L’umiltà paga sempre.
- Educazione dietro il bancone: Quando sali sul banco di un altro, ricordati che non sei a casa tua. Impara i nomi dei ragazzi che ti supportano, lava e asciuga i tuoi strumenti, tieni in ordine la postazione, arriva mezz’ora prima e,se serve, dai una mano a lavare i bicchieri. Non sei un re nullafacente: sei un professionista che sta lavorando.
- Rispetto e misura con i drink: È bellissimo festeggiare con il team a fine servizio, ma ridursi a non reggersi in piedi per l’alcol è triste e poco professionale. Divertiti, ma mantieni sempre la classe. Lo stesso vale per l’atteggiamento: niente battute fuori luogo o comportamenti infantili. Si viaggia per fare networking di alto livello,non per trasformare il locale in un parco giochi.
- Stai al gioco durante la promozione (e ricondividi): Che tu sia pagato con una fee o stia investendo sulla tua visibilità personale, sei lì per loro. Asseconda le loro esigenze di comunicazione con il sorriso, e ricordati di ricondividere storie, post e collaborazioni pubblicate dal bar. Comprendo che i profili social abbiano una propria estetica o pianificazione, ma la via si trova sempre: è una forma di rispetto elementare verso chi ha impegnato budget e risorse per documentare l’evento e dare risonanza alla serata.
In conclusione
Sarò forse un inguaribile romantico, ma credo che il mondo delle guest, dei takeover e delle masterclass debba rimanere – business a parte – un momento di crescita reciproca. Un’occasione per scambiare conoscenze, affinare tecniche, tessere legami autentici e scoprire nuove culture. In fondo, viaggiare per fare questo mestiere è il privilegio più grande che abbiamo; trattiamolo con il rispetto che merita.
Diego Ferrari
